87 | Schriftgutverwaltung und Digitalisierung

Die Erstellung von Schriftgütern gehört zu den Kernelementen der Verwaltung. Dabei werden unter Schriftgütern alle Dokumente verstanden, die aus prozessualen, rechtlichen oder verwaltungstechnischen Gründen erstellt werden müssen. Da in der Regel mehrere Personen mit den Schriftgütern arbeiten, unterliegen sie verwaltungstechnischen Anforderungen. Eine der in Hochschulverwaltungen am häufigsten eingesetzten Schriftgut-Formen ist der Aktenvermerk.

Dieses Seminar vermittelt Ihnen die Grundlagen zum Führen von Verwaltungsakten und der damit verbundenen schriftlichen Kommunikation und Dokumentation. Sie lernen, einen Sachverhalt im Rahmen eines Aktenvermerks verständlich, sachlich und formal korrekt zu formulieren.

Begegnen Ihnen im Arbeitsalltag prüfungsrechtliche Fragen oder gehört die Bearbeitung dieser zu Ihrem Arbeitsbereich? Dann sind Sie in diesem Workshop genau richtig.

Neben den allgemeinen prüfungsrechtlichen Vorgaben und Problemstellungen sind auch spezielle Hochschulprüfungen (Promotion, Habilitation) Gegenstand dieses Workshops. Sie alle haben eine nähere Ausgestaltung und Präzisierung, namentlich durch die Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts, erfahren. Beispielfälle aus der Rechtsprechung und deren Vorga­ben bieten die Möglichkeit, Ihren Umgang mit Prüfungsfragen zu reflektieren.

In der sich entwickelnden digitalen Gesellschaft des 21. Jahrhunderts beschleunigen sich auch die Kommunikationsprozesse an den Hochschulen. Zunehmend mehr Mitarbeitende leiden unter chronischen Belastungsstörungen mit entsprechenden Konsequenzen für die Gesundheit und suchen nach Auswegen aus der Stress- und Burnout-Falle. Das Einüben von Achtsamkeit am Arbeitsplatz ermöglicht unter anderem einen veränderten Umgang mit Terminen, Multi-Tasking Herausforderungen und der Wahrnehmung, keine Zeit zu haben für die Dinge, die man gewissenhaft tun möchte.

In dem zwölfwöchigen Achtsamkeitstraining für Mitarbeitende MBET® 1.0 (je 60 Minuten) werden die Teilnehmenden des Kurses Schritt für Schritt eingeladen, mehr Bewusstheit in ihr Leben zu bringen und zu erfahren, wie sie mit einfachen und regelmäßig durchzuführenden Achtsamkeitsübungen dem alltäglichen Stress entgegenwirken können. Mehr noch: Sie können erfahren, wie sich ihre innere Einstellung und Grundhaltung gegenüber Belastungen und Herausforderungen wandelt.
MBET® 1.0 wurde in langjähriger Zusammenarbeit vom Projekt “Achtsame Hochschulen in der Digitalen Gesellschaft” und nachfolgend von “Achtsam Digital”, zugeschnitten auf die Bedürfnisse von Universitäts- und Hochschulmitarbeitenden entwickelt. MBET® 1.0 verbindet individuelle mit sozialen und systemischen Achtsamkeitsübungen.

Im Zentrum des Kurses stehen einfache Übungen, die sich unmittelbar auf die alltägliche Berufspraxis und die besonderen Herausforderungen in Zeiten des Wandels auswirken. Ein wichtiges Ziel des Trainings ist es, die Mitarbeitenden dabei zu unterstützen, regelmäßige Achtsamkeits-Praktiken in ihren Tagesablauf zu integrieren.

Achtsamkeit entfaltet ihre Wirkung vor allem durch die Regelmäßigkeit der Anwendung. Daher ist das Rückgrat des Kurses die regelmäßige Teilnahme sowie eine tägliche Übung der Achtsamkeitspraxis zu Hause (ca. 20 Minuten pro Tag). Audio-Dateien werden für diesen Zweck zur Verfügung gestellt

Die Regelungen in der Kapazitätsverordnung bilden die Grundlage für die Kapazitätsberechnung, in der die Hochschulen ihre Aufnahmekapazitäten in den einzelnen Studiengängen ermitteln. Zumindest immer dann, wenn von abgelehnten Bewerbern ein auf vorläufige Zulassung gerichtetes einstweiliges Rechtsschutzverfahren eingeleitet wird, überprüft das zuständige Verwaltungsgericht in der Regel die erstellten Berechnungen.

Der Referent wird auf die einzelnen sich im Rahmen der Kapazitätsberechnung stellenden rechtlichen Fragen eingehen und die diesbezügliche Rechtsprechung skizzieren. Fragen aus der Praxis werden von den Teilnehmenden eingebracht und gemeinsam erörtert.

Ein Seminar zur Standortbestimmung in der zweiten Berufshälfte – für alle, die mehr Klarheit, Leichtigkeit und Freude in den späteren Berufsjahren suchen.

Sie haben die Jahre des „Aufbaus“ hinter sich gelassen und stehen mit beiden Beinen fest im Leben. Beruflich wie privat erfahren und gefordert zugleich. Zeit für eine Standortbestimmung: Was habe ich gelernt, geleistet und gelebt? Was ist vielleicht auch offengeblieben und welche weiteren Ziele möchte ich mir jetzt stecken? Wie kann ich in meinen späten Berufsjahren gesund und motiviert bleiben? Die Balance zwischen den verschiedenen Lebensbereichen besser gestalten? Wie kann ich meine Erfahrungen und mein Wissen in meinem Arbeitsbereich noch besser einsetzen und weitergeben? Wie vielleicht auch Neues erfahren und lernen?

Analysieren Sie Ihre fachlichen und persönlichen Kompetenzen und entwickeln Sie für sich ein Bild, wie Sie Ihre späten Berufsjahre sinnvoll und mit Freude gestalten können.

 Gesprächssituationen im Führungsalltag gibt es vielfältige, die mit unterschiedlichen Gesprächsmethoden zu einem guten Ergebnis führen. In einer dialogisch geprägten Organisationskultur bildet Sprache den zentralen Dreh- und Angelpunkt.

In diesem Training blicken wir auf Gesprächsstrukturen, die auf Rückmeldung und Lösungsorientierung ausgelegt sind. Zentrale Fragestellungen sind: Wie wird eine lebendige Dialogkultur etabliert? Welche Aspekte ermöglichen einen konstruktiven Dialog über alle Ebenen hinweg? Wie gelingt eine inklusive und auf Diversität ausgerichtete Rhetorik? Wie wird aus Kommunikation ein Dialog? Zentral ist hierbei, dass konkrete Gesprächssituationen besprochen und Abläufe praxisnah ausprobiert werden.

Im geschützten Rahmen des Trainings gibt es die Möglichkeit, individuelle Rückmeldung sowie Hinweise für Verbesserungen von den Kolleg*innen zu erhalten – eine bereichernde Möglichkeit, die es im Berufsalltag selten gibt.

 Der Teamführungsalltag von Führungskräften, stellvertretenden Führungskräften und Nachwuchsführungskräften kann durch vielfältige Methoden bereichert und abwechslungsreich gestaltet werden.

In diesem praktischen, methodenorientierten Workshop schauen wir gemeinsam auf Methoden, die direkt in der Führungsarbeit mit dem eigenen Team umgesetzt werden können. Diese probieren wir – idealerweise mit einer eigenen Fragestellung – im geschützten Rahmen des Trainings aus. Hierbei gibt es die Möglichkeit der direkten Evaluation, welche Methoden im Führungsalltag praktikabel sind.

Im Rahmen des Trainings wird individuell auf die Anforderungen und Wünsche an Methoden der Teilnehmenden eingegangen.

Im Zwei-Jahresrhythmus erheben die niedersächsischen Hochschulen unter der Moderation von HIS-HE ihren Aufwand im Gebäudemanagement. Um mit dem stetigen Zeitreihenvergleich auch einen nachhaltigen Austausch zu den Qualitäten und Herausforderungen zu erreichen, werden ergänzende Workshops zu Teilbereichen durchgeführt. Die Gebäudereinigung stellt sowohl insgesamt im Gebäudemanagement als auch innerhalb des Infrastrukturellen Gebäudemanagements einen nicht zu unterschätzenden Kostenfaktor dar. Der Austausch zur Gebäudereinigung stößt in regelmäßigen Abständen auf hohes Interesse bei den Hochschulen.

Im Vorfeld des Workshops werden bei den teilnehmenden Hochschulen, ergänzend zu den Benchmarkingdaten, Angaben zu den vereinbarten Qualitäten und zur Vertragsgestaltung abgefragt. Die Daten werden im Workshop gegenübergestellt und auch hinsichtlich der Rahmenbedingungen und Kostentreiber diskutiert.

Der Leistungsumfang der betrachteten Aufgaben ist jeweils vor dem Hintergrund der erhobenen Aufwände zu sehen. Hierbei spielen auch die Fremdvergabe und die Zusammenarbeit mit den Dienstleistern eine Rolle. Die Prozesse werden beleuchtet, die Herausforderungen und Good Practice Beispiele betrachtet sowie neue Entwicklungen wie beispielsweise die automatisierte Reinigung erfragt. Im moderierten Austausch haben Sie die Gelegenheit die dargestellten Inhalte sowie weitere Aspekte zu diskutieren.

Gelebte gesellschaftliche Gleichstellung spiegelt sich auch in der Besetzung von Führungspositionen wider. Durch Maßnahmen wie Gleichstellungsbeauftragte oder (Frauen-)Netzwerke stieg der Anteil von Frauen in Führungspositionen zwar an, stagniert nun jedoch bei ca. 30% (Statistisches Bundesamt). Es erfordert ein gesamtgesellschaftliches Umdenken, um Geschlechtsstereotype aufzulösen und strukturelle Diskriminierungen abzustellen.

Dieses Seminar unterstützt Sie dabei, Ihre eigenen Handlungsmöglichkeiten zu erkennen und selbst aktiv zu werden. Dabei wollen wir in der Veranstaltung durch drei Workshops unterschiedliche Schwerpunkte setzen, miteinander diskutieren, voneinander lernen und gegenseitig unterstützen. Jeder Workshop startet mit einem Vortrag einer führungserfahrenen Impulsgeberin, anschließend erfolgt jeweils ein moderierter Erfahrungsaustausch, um zukunftsgerichtet und handlungsorientiert Möglichkeiten zu erörtern und die nächsten Schritte zu planen.